Kas Kecil Dan Metode Pencatatannya

Pengertian kas kecil atau petty cash

Mengutip dari wikipedia, dijelaskan bahwaKas kecil adalah aset keuangan yang digunakan untuk keperluan pengeluaran dalam jumlah kecil, yang jika disimpulkan bahwa kas kecil ini merupakan uang cadangan yang dimiliki oleh perusahaan dipergunakan untuk hal yang sifatnya kecil atau yang tidak terduga.

Baca Juga : Mengenal Jenis-Jenis Laporan Keuangan

Fungsi Kecil atau petty cash Dan Metode Pencatatannya

Fungsi dibuatnya Kecil atau petty cash Dan Metode Pencatatannya antara lain :

1. Agar terciptanya efisiensi untuk pengeluaran yang secara mendadak dan cepat terlebih yang nominalnya kecil.
2. Memudahkan perusahaan dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen
3. Mengurangi masalah yang sering terjadi pada kegiatan operasional yang yang bersifat kecil
4. Efisiensi operasional yang membutuhkan dana cepat

Metode Dalam Pencatatan Kas Kecil

Dalam pencatatan kas kecil terdapat beberapa metode yang umumnya digunakan, tergantung dengan kebutuhan pencatatan dari kas kecil tersebut

1. Metode tetap atau Imprest Fund System

Yang pertama adalah metode tetap, dimana metode ini adalah metode yang paling umum digunakan dalam proses pencatatan kas kecil dimana rekening untuk kas ini jumlahnya tetap sama.

Pada metode ini pengeluaran tidak langsung dicatat, tetapi dikumpulkan dulu bukti transaksi pengeluarannya, jika dana kas hampir habis, maka pemegang kas melakukan pencatatan tersebut yang sudah dikumpulkan.

Setelah itu pemegang kas kecil melakukan pengajuan dana kas kepada bendahara kas besar sesuai nominal yang sudah dikeluarkan berdasarkan pembukuan atau bukti transaksi pengeluaran sebelumnya sehingga jumlah nominal kasnya bernilai sama seperti semula.

2. Metode Fluktuatif Atau Fluctuating Fund System

Berbeda dengan metode tetap yang jumlah kasnya harus sama dengan saldo awalnya, pada metode fluktuatif ini pengisian kasnya diisi dan di tetapkan sesuai kebutuhan.

Pada metode ini, pengisian kas tidak harus sama dengan metode awal , pengisian kas pada metode isi bisa lebih besar bisa juga lebih kecil tergantung seberapa banyak kebutuhan bagi operasional perusahaan.

Baca Juga : Apa itu akuntansi perpajakan ?

Komponen Yang Ada Dalam Kas Kecil

Sebagai bukti, biasanya terdapat beberapa komponen atau dokumen yang diperlukan dalam proses kas kecil ini guna sebagai bukti agar dapat dipertanggung jawabkan pada saat dibutuhkan , beberapa komponen yang biasanya ada dalam proses kas kecil antara lain :

1. Form Bukti Kas Keluar

Dengan adanya dokumen ini, maka pergerakan pengeluaran dapat dipantau pergerakannya. Selain itu juga dapat menjadi bukti pertanggung jawaban pada saat akan melakukan pengajuan saldo kas kecil.

2. Permohonan pengeluaran kas kecil

Form permohonan kas kecil ini sangat berguna ketika saldo pada kas kecil sudah tidak memenuhi lagi, maka pemegang kas kecil dapat melakukan pengajuan, pengajuan ini biasanya baru bisa diajukan apabila ada form permintaan sebagai bukti pengeluaran untuk menjadi bahan pertimbangan

3. Bukti pengeluaran

Salah satu komponen yang tidak kalah penting adalah bukti pengeluaran.

Komponen ini nantinya digunakan untuk mempertanggung jawabkan laporan pengeluaran kas kecil yang terjadi sebagai bukti. Komponen ini biasanya berupa kwitansi, nota pembelian. Dan lainnya yang berhubungan dengan pengeluaran

4. Permohonan pengisian kas

Dokumen ini diperlukan sebagai bukti pengajuan untuk pengisian dana kas kecil ketika jumlah kas sudah tinggal sedikit, maka dokumen permohonan ini di perlukan sebagai bukti adanya pengajuan pengisian dana kas kecil.

Contoh kasus dan laporan petty cash

1. Metode Tetap

Pada periode Juli 2021 , PT Agung sejahtera mengalokasikan pengeluaran kas kecil dengan rincian :

1 Juli 2021 : Pengisian Kas kecil Rp2.500.000

5 Juli  2021 : pembelian ATK Rp250.000

16 Juli 2021 : Mengeluarkan uang transportasi kirim barang Rp50.000

22 Juli 2021 : Pembelian Jamuan untuk tamu Rp200.000

29 Juli 2021 : Pengajuan pengisian kas kembali

TANGGAL	KET	DB	KR
01/07/2021	DANA KAS KECIL	Rp2.500.000
			Rp2.500.000

TANGGAL	KET	DB	KR
29/07/2021	Pembelian ATK	Rp250.000
	Transportasi	Rp50.000
	pembelian Jamuan	Rp200.000
			Rp500.000

Sesuai degan pengertian diatas tentang metode tetap bahwa mengumpulkan bukti-bukti transaksi terlebih dahulu, maka pencatatan hanya dilakukan ketika pemegang kas kecil melaporkan bukti transaksi atau saat melakukan pengisian kembali.

Dari pencatatan tersebut dapat diketahui pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan jumlah pengeluaran yang tercatat yaitu Rp500.000. Sehingga saldo kas kecil kembali menjadi Rp2.500.000.

2. Metode fluktuatif

1 Juli 2021 : Pengisian Kas kecil Rp2.500.000

5 Juli  2021 : pembelian ATK Rp250.000

16 Juli 2021 : Mengeluarkan uang transportasi kirim barang Rp50.000

22 Juli 2021 : Pembelian Jamuan untuk tamu Rp200.000

29 Juli 2021 : Pengajuan pengisian kas kembali

TANGGAL	KET	DB	KR
01/07/2021	DANA KAS KECIL		Rp2.500.000
05/07/2021	Pembelian ATK	Rp250.000
16/07/2021	Transportasi	Rp50.000
22/07/2021	pembelian Jamuan	Rp200.000
29/07/2021	Pengisian dana kas kecil		Rp700.000

Mengapa pengisian kembali kasnya sebesar Rp700.000 ?

Mengingat kembali seperti yang sudah dijalankan diatas bahwa pengisian pada metode ini berdasarkan kebutuhan dari pemegang kas tersebut.

Maka jika pada pengisian kembali pemegang dana kas kecil membutuhkan Rp700.000 maka pencatatan pengisian kembali ditulis sesuai angka kebutuhan tersebut, karena pada metode ini pengisian tidak harus sesuai dengan jumlah pengeluaran yang terjadi , maka berdasarkan kasus diatas maka saldo kas yang awalnya Rp2.500.000 menjadi Rp2.700.000 dilihat dari pengeluaran dan pemasukan kas.

Demikian pembahasan kami mengenai Petty Cash atau kas kecil, Jika anda mengalami masalah dalam hal management, legalitas, Akuntansi keuangan , serta perpajakan, jangan ragu untuk menghubungi kami untuk solusi terbaik bagi kegiatan bisnis anda.